1. Kto odpowiada za Twoje dane?
Administratorem danych osobowych w serwisie robmerch.pl jest Marek Słomczyński prowadzący działalność pod firmą Creative Content Studio Marek Słomczyński, pod adresem wskazanym powyżej. Rób Merch jest marką tej firmy. W sprawach prywatności, realizacji praw i danych zapisanych w CRM napisz na kontakt@robmerch.pl lub na adres firmy.
2. Jakie dane otrzymujemy?
Formularz kontaktowy obejmuje imię i nazwisko, adres e-mail, treść zapytania, wybrany zakres współpracy oraz opcjonalnie firmę i planowaną liczbę produktów. Kalkulator przekazuje dodatkowo konfigurację produktów, ilości, rozmiary, kolory, dodatki i wyliczenie ceny, a także telefon, termin, link do plików i uwagi, jeśli je podasz.
Zapisujemy również datę zgłoszenia, wersję zaakceptowanego regulaminu i potwierdzenie zapoznania się z polityką. Dane trafiają do naszego CRM oraz do poczty obsługującej zapytania. Nie wpisuj w formularzu danych dotyczących zdrowia, dokumentów tożsamości ani innych informacji niewymaganych do przygotowania oferty.
Podczas odwiedzania strony infrastruktura przetwarza dane techniczne połączenia, m.in. adres IP, czas żądania, adres odwiedzanej strony i informacje o przeglądarce. Ochrona formularzy przed nadmierną liczbą zapytań wykorzystuje krótkotrwały skrót adresu IP zamiast zapisywania pełnego IP w liczniku formularza.
3. W jakim celu i na jakiej podstawie?
- Odpowiedź i przygotowanie oferty: działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie — art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Gdy reprezentujesz inną firmę lub przesyłasz ogólne pytanie, podstawą jest nasz uzasadniony interes w prowadzeniu korespondencji i relacji biznesowych — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Obsługa współpracy: realizacja umowy, ustaleń produkcyjnych i rozliczeń — art. 6 ust. 1 lit. b; dokumentacja wymagana prawem, w tym podatkowa — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
- Bezpieczeństwo, dokumentowanie ustaleń i ochrona roszczeń: uzasadniony interes administratora — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Opcjonalna analityka: Twoja odrębna zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz zgoda na zapis lub odczyt informacji na urządzeniu, zgodnie z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej.
Akceptacja regulaminu i potwierdzenie przeczytania tej polityki nie są zgodą na newsletter, niezamówiony marketing ani cookies analityczne. Samo przesłanie zapytania nie zapisuje Cię do listy marketingowej.
4. Czy musisz podawać dane?
Podanie danych jest dobrowolne. Pola oznaczone gwiazdką są jednak potrzebne, aby przesłać i obsłużyć zapytanie. Bez adresu e-mail nie odpowiemy pocztą. Możesz skontaktować się telefonicznie zamiast korzystać z formularza. Nie musisz zgadzać się na analitykę, aby przeglądać stronę, używać kalkulatora i wysyłać zapytania.
5. Kto może otrzymać dane?
Dostęp mają osoby upoważnione do obsługi Rób Merch oraz dostawcy utrzymania serwisu, infrastruktury, bazy danych i poczty, w zakresie potrzebnym do tych usług. Serwis korzysta z platformy Sites i infrastruktury Cloudflare, a powiadomienia z formularzy są przekazywane przez Resend do naszej skrzynki. Po zawarciu umowy potrzebne dane mogą otrzymać również dostawcy księgowości, obsługi prawnej, płatności i transportu, odpowiednio do sposobu realizacji zlecenia, oraz uprawnione organy publiczne.
Jeżeli analityka jest włączona i wyrazisz zgodę, jej dostawcą jest Google Analytics 4 (Google Ireland Limited i podmioty świadczące usługę). Zwykłe odnośniki do mediów społecznościowych prowadzą do zewnętrznych serwisów, które po otwarciu stosują własne zasady prywatności.
6. Przetwarzanie poza Europejskim Obszarem Gospodarczym
Dostawcy usług chmurowych, poczty i analityki mogą korzystać z infrastruktury oraz podwykonawców poza EOG, w tym w USA. Przekazanie danych wymaga podstawy przewidzianej w rozdziale V RODO: decyzji o odpowiednim stopniu ochrony albo odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne. Informacje o odbiorcach dotyczących Twojego zapytania oraz kopię właściwych zabezpieczeń możesz uzyskać, kontaktując się z administratorem.
7. Jak długo przechowujemy dane?
- Zapytania i korespondencję — przez czas potrzebny do obsługi sprawy i prowadzonych ustaleń. Po ich zakończeniu tylko w zakresie i przez okres uzasadniony dokumentowaniem ustaleń lub ochroną przed roszczeniami, do upływu właściwego terminu ich przedawnienia.
- Dokumentację zamówień i rozliczeń — przez czas współpracy oraz okres przechowywania wynikający z przepisów podatkowych, rachunkowych i terminów przedawnienia.
- Potwierdzenie akceptacji dokumentów — razem ze zgłoszeniem, którego dotyczy; nie tworzy ono zgody marketingowej.
- Dane bezpieczeństwa — przez czas potrzebny do wykrycia lub wyjaśnienia nadużyć. Licznik formularza działa w oknach 10 minut, a wygasłe wpisy są usuwane przy kolejnych zgłoszeniach.
- Wybór cookies w przeglądarce — maksymalnie 180 dni; można go wcześniej zmienić lub usunąć. Dane analityczne są przechowywane zgodnie z ustawieniami retencji usługi, nie dłużej niż jest to potrzebne do analizy ruchu. Wycofanie zgody zatrzymuje dalsze zbieranie danych na jej podstawie.
Możesz zapytać o okres przechowywania konkretnego rekordu lub wystąpić o jego usunięcie. Usunięcie nie obejmuje danych, które nadal musimy przechowywać na innej podstawie prawnej.
8. Twoje prawa
W zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania przysługuje Ci dostęp do danych i ich kopii, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania oraz przenoszenie danych. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Zgodę można wycofać w każdej chwili, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.
Napisz na kontakt@robmerch.pl. Odpowiemy co do zasady w ciągu miesiąca; jeśli sprawa wymaga przedłużenia, poinformujemy Cię o przyczynie. Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl.
9. Cookies i pamięć przeglądarki
Niezbędne mechanizmy służą działaniu strony, bezpieczeństwu i zapamiętaniu wyboru prywatności. Wybór zapisujemy w localStorage pod kluczem „robmerch-consent-v1”. Dostęp do panelu administracyjnego korzysta dodatkowo z mechanizmów logowania i sesji; nie stanowią one zapisu na usługę marketingową.
Google Analytics uruchamia się dopiero po włączeniu tej funkcji na stronie i Twojej zgodzie w „Ustawieniach cookies”. Wówczas mogą powstać cookies _ga i _ga_… do rozpoznawania wizyt i sesji, z okresem ustawionym na 180 dni. Przy konfiguracji analityki wyłączono sygnały Google i personalizację reklam. Do ręcznie skonfigurowanego adresu strony przekazywanego analityce nie dołączamy parametrów zapytania ani fragmentu adresu.
Przycisk „Ustawienia cookies” pozwala odrzucić opcjonalne cookies, zmienić wybór i wycofać zgodę. Wycofanie zatrzymuje analitykę i usuwa dostępne stronie cookies Google Analytics. Możesz też usunąć dane witryny w przeglądarce; w takim przypadku strona może ponownie poprosić o wybór. Analityka nie jest warunkiem wysłania formularza.
10. CRM, automatyzacja i aktualizacje
Kalkulator oblicza orientacyjną cenę z podanej konfiguracji. Zapytanie trafia do CRM, gdzie może otrzymać pomocniczą ocenę dopasowania i zadanie kontaktu. Ostateczną ofertę oraz warunki współpracy ustala człowiek. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływających wyłącznie automatycznie.
Polityka może być aktualizowana po zmianie działania serwisu, dostawców lub przepisów. Data wersji jest wskazana na początku. Nowy cel wymagający zgody wymaga osobnego wyboru; publikacja nowej polityki sama nie rozszerza udzielonej zgody.